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Home Office para Gestores de Marketing
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O segredo do home office para gestores de marketing digital

Com todas as mudanças ocorridas no modelo de trabalho das empresas, fazer a gestão de times a distância se tornou essencial para gestores de marketing.

O que você vai ver nesse artigo:

Pelos motivos acima e pelo momento que estamos passando, trago esse conteúdo muito relevante e essencial para você, gestor de marketing:

Como fazer a gestão de times de marketing no modelo home office durante a quarentena.

Continua me acompanhando aqui porque eu revelo o segredo para fazer a gestão de times remotos logo abaixo.

Assista o webinar sobre gestão de times remotos

Um novo modelo de trabalho e gestão

Desde que a pandemia se instalou, houve uma mudança drástica na maior parte das empresas e isso resultou em uma mudança drástica de rotina.

60% dos brasileiros estão fazendo home office.

Segundo pesquisa Hibou/Indico, publicada no portal TI Inside.

E com esta mudança, gestores de marketing precisam manter a performance do time e a máquina funcionando diante deste cenário por causa do coronavírus.

E reforço aqui #ficaemcasa

Olha só o time da BRSA neste post do LinkedIn. Aproveita e segue a gente, porque sempre publicamos conteúdo bacana para você.

O segredo é ter processos definidos

Sim, o segredo é ter processos bem definidos. E você, neste momento pode estar se perguntando:

“Mas eu tenho processos bem definidos na empresa que trabalho.”

Ok, concordo e espero que você tenha um processo de gestão de marketing com foco em performance para o seu time. Mas o jogo muda quando você está no home office.

Pessoas a distância, prazos, necessidade de gerar resultados mesmo nesse caos que chamamos de pandemia.

Acrescente o fato de que muitas pessoas nunca trabalharam neste modelo. Virar o modelo pode deixar você em uma pressão muito forte.

E é onde entra o mapa mental que eu criei e apresentei no vídeo para você.

O mapa mental para gestores de marketing

O segredo do home office para gestores de marketing digital
O link para você acessar este mapa mental está no final do artigo.

O que você vai ver daqui em diante é o mesmo processo que eu utilizo com minha equipe.

E para facilitar eu separei os assuntos relacionados a home office em 3 partes:

  1. Produtividade
  2. Processo
  3. Ferramentas
gestão de marketing digital

Prefere ler depois este conteúdo?

Faça o download deste artigo e tenha acesso ao conteúdo completo sobre como fazemos a gestão de times remotos na BRSA. 

Produtividade

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Eu vou começar com a parte de produtividade, pois entendo que ela ela vai um pouco dessa questão de rotina. E vou confessar aqui o que aconteceu comigo.

Quando eu comecei em 2015, pra mim foi difícil fazer home office.

E esse foi um dos motivos que me levaram a criar e desenvolver esse conteúdo para vocês, porque chegou um ponto nos primeiros dias de home office que eu não aguentava ficar em casa.

Eu precisei fazer uma rotina de ficar um dia em casa e outro dia em coworkings ou cafés.

Só que com a realidade de hoje, isso não é possível.

Temos que ficar em casa e eu acredito que, pra muitas pessoas, isso pode ser complicado, mas eu tenho certeza que isso vai passar.

Vocês vão se acostumar com a rotina de home office e vão ver como ela pode ser muito produtiva também.

E aqui vai alguns pontos que considero importante quando se faz home office:

Horário de trabalho

Entendo que os freelancers não têm um horário muito bem definido, mas se você trabalha em empresa, seu período de trabalho é de 8 horas e você trabalha em horário comercial.

No home office precisa ser a mesma coisa.

Mesmo eu quando comecei como freelancer e depois com a DuoHub, foi fundamental ter o horário de trabalho bem definido e isso ajudou bastante.

Ainda mais quando a gente não tem escritório em casa. Isso ajuda também a separar os nossos horários e focar no que realmente é preciso.

Espaço dedicado para o home office

Hoje eu tenho um escritório em casa, mas por muito tempo eu usei a mesa de jantar, sofá ou mesas que provisórias para poder trabalhar.

Hoje eu consigo fazer essa passagem do que é trabalho e do que é lazer, na hora que eu atravesso a porta.

Mas, para isso eu levei um tempo para poder conduzir esse pensamento.

E é importante ter um local dedicado para que tentações como televisão não atrapalhem você.

Mais uma dica aqui é sobre a cadeira.

Ficar na mesma posição durante 8h já é difícil. Agora imagine com uma cadeira ruim. Sua produtividade vai cair. Fato.

Notificações no desktop e celular

Ahhh…as notificações. Entre whatsApp, Telegram e apps de comunicação trabalho, são muitas mensagens por dia.

Como gestor de marketing, acredito que acontece o mesmo com você.

E neste caso, para melhorar a sua produtividade, minhas dicas aqui são:

  1. Defina os horários em que você vai ver as mensagens de apps de mensagem como WhatsApp e Telegram;
  2. Escolha apenas um ponto de contato com a equipe;
  3. Utilize ferramentas que agrupem todos os seus canais de comunicação.

Aqui vai 2 opções que já utilizei (hoje uso o Station):

Franz

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Station

O segredo do home office para gestores de marketing digital

O motivo para usar uma ferramenta como esta é simples: foco.

E isso é um ponto importante para que você não perder a linha de raciocínio de trabalho.

Quando eu estou focado em fazer alguma atividade, se eu me desprender para ver alguma coisa, acabo perdendo a linha de raciocínio e vou demorar para poder retomar.

Então, eu gosto de ficar focado naquele tempo dedicado naquela tarefa, para poder produzir mais.

Planejamento de atividades

Outro ponto para melhorar sua produtividade é fazer o planejamento das suas atividades diárias.

Minhas dicas para planejar melhor as atividades são:

  1. Faça o planejamento no final do dia o que você vai fazer no dia seguinte;
  2. Tenha uma ideia da quantidade de horas que vai levar cada atividade;
  3. Comece o dia com as atividades mais fáceis para ter mais tempo para as mais difíceis;
  4. Planeje pausas durante o dia.

Como mencionei acima, tão importante quanto planejar é fazer pausas.

É comum que a gente, no nosso trabalho, vá direto e não faça pausas.

E independente se você está na empresa ou home office, fazer pausas é importante.

Quando trabalhamos em casa, a primeira impressão é que não estamos no dia a dia de trabalho, e a tentação é fazer tudo ao mesmo tempo e trabalhar mais tempo do que antes.

25,2% está trabalhando mais de casa do que trabalhava antes.

Segundo pesquisa Hibou/Indico, publicada no portal TI Inside.

Isso é perigoso, porque a sua produtividade, com certeza, vai diminuir.

E para que você consiga fazer pausas, utilize o Pomodoro Timer.

A cada 25 min você faz uma pequena pausa. Veja algumas sugestões:

  1. Pomodoro Focus
  2. Pomodoro Tracker
  3. Tomato Timer

A pausa é para olhar pela janela (na situação que a gente tá), toma água, respirar um pouco.

Isso ajuda com que sua produtividade fique legal.

Com isso você consegue criar uma rotina para poder desenvolver as suas atividades e ser mais produtivo.

Meditação para ficar bem no isolamento

Um ponto bem legal que eu coloco aqui também é a questão da meditação.

Eu não tinha o costume de fazer isso, até tentei por algumas vezes meditar.

Até que o José Augusto, que é o CEO da BRSA e também instrutor de meditação, trouxe a ideia de trazer isso pra dentro da BRSA, mesmo antes de começar a quarentena.

E a gente começou a fazer isso nos escritórios, tanto em São Paulo, quanto no de Campinas como forma de ajudar na produtividade também.

E agora que estamos fazendo home office, começamos fazer a meditação on-line.

Sim! On-line e deu tão certo que começamos a convidar pessoas de fora da empresa para poder participar.

Já tivemos dezenas de pessoas participando às quartas e sextas-feiras.

Gostaria de participar para melhorar sua produtividade? Só clicar abaixo para receber seu convite.

Processo para gestão de marketing

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Ter processos bem definidos é um ponto que eu foco muito dentro da BRSA, porque até começar o isolamento, a equipe já trabalha por volta de 50% remotamente. Veja como fazemos:

Planejamento Mensal

Nas reuniões mensais analisamos os dashboards com as métricas que acompanhamos de cada projeto.

Com estes dados em mãos, analisamos todas as ações que foram feitas no mês e definimos o que vai ser feito para o mês seguinte. Isso é importante para a gente poder ajustar o nosso tempo para poder desenvolver os projetos.

Daily Meetings ou Daily Scrum

Outro processo que adotamos foi fazer as daily meetings de acompanhamento.

As Daily Meetings ou Daily Scrum são reuniões diárias de 15 minutos para discutir o que foi feito, o que será feito no dia seguinte e se há algum impedimento para a conclusão da tarefa.

Cada pessoa tem 1 minuto para responder essas 3 perguntas:

  1. O que foi feito que foi feito ontem?
  2. O que que vai ser feito hoje?
  3. Existe algum algum problema que está impedindo que faça essa atividade?

Essa é uma prática que é feita por empresas que adotam métodos agéis, e tem sido muito útil para poder identificar onde que está o gargalo de cada tarefa.

Sla’s (service level agreement) de entrega

SLA significa “Service Level Agreement” ou “Acordo de nível de Serviço”.

Na prática é o tempo que levamos para entregar uma atividade. E como nossos projetos são focados em performance, desenvolvemos para nossos clientes uma série de atividades, como:

Quanto tempo leva para cada tarefa dessa precisa ser feita?

Essa métrica é super importante para saber em quanto tempo vamos entregar uma atividade com qualidade e performance, além claro, de saber nosso custo.

Então, se uma tarefa pode ser feita num determinado tempo, e está sendo feito mais ou menos horas do que foi do que foi estabelecido, como saber onde está o problema?

Com SLA’s bem definidos é possível identificar os gargalos e corrigir.

Manual de conduta do Home Office

Recebi dias atrás em um grupo de growth hacking um exemplo de manual de conduta para home office.

Se você é gestor ou gestora de marketing, ter um manual para sua equipe é fundamental.

Essa é uma dica que eu dou para vocês, que é porque é uma coisa nova para gente também, e que já colocamos em prática.

Com toda a equipe 100% em casa, é importante que a gente tenha esse processo bem alinhado junto com a equipe.

Ferramentas que ajudam no trabalho remoto

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Agora a gente entra na parte de ferramentas e estamos utilizando para poder passar por essa fase de home office.

Na verdade, nós já usamos essas ferramentas que eu estou colocando aqui, e com elas a gente não sentiu o impacto em produtividade e nos processos.

GSuite

Na BRSA utilizamos o GSuite e o seu principal benefício é a facilidade de compartilhamento de arquivos.

Todo o nosso processo de aprovação de textos dos projetos digitais são feitos através de documentos compartilhados.

Nada de trocas eternas de e-mail com assuntos RES:RES:RES: e com anexos em documentos word e suas versões V2, V3, V4.

Se bem utilizado o GSuite melhora muito a produtividade e processos.

Videoconferência e chat

Como gestor de marketing, troco muitas mensagens por dia.

Antes usávamos o Skype, mas com a entrada do GSuite, decidimos usar o Meet.

Nada contra o Skype, é que a vantagem de usar o Meet é que o link da reunião já é gerado automaticamente nos compromissos da agenda.

Já com relação ao chat, decidimos usar o Hangouts.

Mesmo quem não é da empresa e tem uma conta google, pode ser adicionado no Hangouts.

Além disso, podemos criar grupos e com esta facilidade, a produtividade aumenta.

Caso você não não use Gsuite e precise de uma indicação para montar salas de videoconferência é p Whereby.

Whereby

O segredo do home office para gestores de marketing digital

A Whereby é a antiga Apper.in e é uma ferramenta bem flexível, já que tem uma versão gratuita e não é necessário fazer nenhum download.

Após criar a conta, você cria a sala e pronto. Pode compartilhar o link para fazer a reunião.

Zoom

O segredo do home office para gestores de marketing digital

O Zoom foi de herói a vilão com a pandemia.

A ferramenta é excelente e é possível colocar muitas pessoas na mesma sala.

Com a quarentena, o acesso e downloads do Zoom, dispararam e valorizaram 60%, segundo matéria da Exame.

Só que com o crescimento, os problemas de privacidade apareceram e fizeram com que o Zoom perdesse um chance de ouro.

Gosto muito do Zoom e sei que em breve estes problemas serão resolvidos. Mas, por enquanto, cuidado.

Gestão de projetos

Para deixar seu processo de gestão de marketing ainda mais poderoso, utilize uma ferramenta de gestão de projetos.

Com a quantidade de informações que geramos, essas ferramentas são fundamentais para que você consiga concentrar todas as ações que estão sendo realizadas.

E aqui na BRSA, utilizamos o ClickUp.

ClickUp

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Caro gestor ou gestora de marketing/vendas, preciso dizer uma coisa:

Eu já testei muitas ferramentas de gestão.

Trello, Asana, Jira, Monday, Agantty, Excel…essas e outras tantas que nem lembro o nome. Mas nenhuma superou (até agora) o ClickUp para gestão de projetos.

Uma parte muito boa que eu gosto do ClickUp também é que eu consigo fazer o meu cronograma baseado no gráfico de Gantt.

Isso ajuda a gente a criar cronogramas quando o cliente precisa de um cronograma. e detalhe, a ferramenta era automaticamente a partir do momento que eu tenho uma lista de atividades.

O ClickUp tem uma versão gratuita, que pode atender você no começo, fazendo algumas listas ou para trabalhar com kanban.

Nas versões pagas, você tem a possibilidade de colocar convidados. E esse é um diferencial muito legal também.

Não preciso gerar usuários para clientes, ou para pessoas que precisam só acompanhar, o que me geraria um custo maior.

Então, para cada conta paga no ClickUp eu tenho três convidados que eu posso colocar essa conta.

Isso ajuda demais porque eu coloco um projeto para rodar e eu não preciso ter um custo maior para poder colocar o cliente dentro da plataforma.

Outro ponto é que toda a comunicação com o cliente fica dentro da ferramenta. Esta feature é básica de todas que eu conheço, mas facilita muito na hora de ter uma aprovação.

Além disso, consigo criar docs dentro de um projeto no ClickUp. Assim consigo ter na mão e compartilhado com toda a equipe, as informações ou briefing de um projeto.

O ClickUp é a ferramenta que adotamos para dentro da BRSA e tem funcionado muito bem.

Controle de horas

Se você está em home office, é fundamental que você comece a utilizar uma ferramenta de gestão de tempo para você e sua equipe.

Na BRSA nós usamos o MyHours, ela funciona super bem para gente.

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Eu consigo separar por usuário, separar por projeto, por tag que são criadas.

Ele tem um valor, que são são $3 por usuário, mas é uma ferramenta que nos ajuda muito.

Se você não puder investir numa ferramenta de gestão de tempo tem algum as alternativas que são gratuitas.

Toggl

O segredo do home office para gestores de marketing digital

O Toggl, por exemplo, ele tem uma versão gratuita.

Você consegue integrar com vários gestores de projeto para poder fazer o controle na hora que você começa a tarefa.

A versão paga custa é $9 por mês/usuário.

Com o valor do dólar, sei que é difícil a gente fazer investimentos, mas dependendo da necessidade uma ótima ferramenta.

A interface dela é muita muito amigável, muito fácil e muito bonita também de se usar.

Tem extensão para o Chrome. Então vale a pena testar a versão gratuita.

Clockfy

O segredo do home office para gestores de marketing digital

Clockfy é uma das ferramentas que eu consigo integrar com ClickUp.

Consigo inclusive colocar o valor da hora.

É basicamente o mesmo processo que é feito dentro do MyHours, só que ele é 100% gratuito.

Ele tem algumas funções extras na versão paga, mas na verdade a versão gratuita já vai ajudar muito.

Ferramentas de marketing e vendas gratuitas ou com desconto

Agora eu gostaria de compartilhar um iniciativa que está com uma enorme seleção de ferramentas gratuitas ou com descontos durante a quarentena: coviddeals.org.

Neste site é possível encontrar quase 200 opções de ferramentas de marketing, vendas, negócios e outras categorias que disponibilizam acesso gratuito ou com desconto para ajudar empresas e profissionais.

Vale a pena conferir aqui.

Conclusão

Eu espero que você tenha gostado desse conteúdo.

Eu preparei ele com todo carinho do mundo porque eu sei que isso pode ajudar muita gente que está no dia a dia de trabalho.

Eu desejo que todos vocês fiquem bem e que todos se cuidem, respeitando os limites de espaço e de isolamento para que a gente possa, em breve, voltar a nossa rotina normal.

Ou, quem sabe, manter o home office.

Como já adoto adoto o modelo há algum tempo, gosto muito e acredito que a gente ganha muito em produtividade.

Força! Abraço.
#ficaemcasa

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