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Eventos corporativos: como escolher e o que priorizar em 2020?

O que você vai ver nesse artigo:

Com o avanço e desenvolvimento das novas tecnologias, criação de novas profissões, mudanças no comportamento da sociedade e modernização de conceitos sociais é preciso estar em movimento constante. E não só isso. É preciso ter e manter ligações com sua rede de contatos profissionais. O tão famoso e proclamado networking.

Hoje em dia, essa palavra já virou um jargão, mas não se pode esquecer do objetivo principal dela, que está implícito até na origem da palavra em inglês: net + work, ou seja, rede + trabalho. Construir e nutrir uma boa rede de contatos é muito importante para que uma empresa e/ou um profissional consigam alcançar o sucesso almejado.

Dito isso, vamos ao principal: como conseguir trazer esse conceito para a vida real? Com a criação das redes sociais, principalmente LinkedIn, ficou mais fácil. Mas ainda é necessário manter interações presenciais. Assim, os eventos corporativos são uma ótima possibilidade para colocar isso em prática. Tenha em mente que o carro chefe de um evento corporativo é justamente possibilitar que as pessoas se relacionem.

E existem diversos tipos de eventos para os mais variados nichos de mercado: desde construir eventos próprios em que o céu é o limite, como participar de feiras, congressos e exposições organizadas por instituições maiores. Cada caso é um caso e cada cenário deve ser analisado considerando alguns elementos.

Veja abaixo como escolher e as principais tendências para eventos corporativos que você deve analisar em 2020:

Evento próprio x eventos patrocinados  

Perguntas comoComo eu posso avaliar o que é melhor?”, “Será que invisto em desenhar um evento do zero com a cara da empresa que trabalho ou numa cota de patrocínio de um evento maior?” são comuns quando falamos de eventos corporativos. E ambas as opções tem seu ônus e bônus. Então, coloque na balança quais são as suas necessidades e dificuldades para conseguir definir a estratégia adequada. Abaixo, você encontrará alguns elementos que devem ser levados em consideração nesse processo:

Evento patrocinado (bônus)

·         Reconhecimento do público;

·         Conteúdo de qualidade;

·         Público presente;

Evento patrocinado (ônus)

·         Investimento em cota de patrocínio;

·         Gasto extra para desenvolvimento/personalização do estande;

·         Regras pré-determinadas;

Evento próprio (bônus)

·         Escolha de data e local;

·         Flexibilidade e poder de decisão integral;

·         Conteúdo e formato 100% alinhado com estratégia da empresa;

Evento próprio (ônus)

·         Equipe alocada para execução das atividades de pré, durante e pós evento;

·         Mailing compatível a expectativa de público;

·         Burocracia, prazos menores e políticas de pagamento com diversos fornecedores

Tendo em vista esses tópicos citados acima já é possível começar a decidir o melhor caminho a seguir.

Quero fazer meu evento. Por onde começo?

             Antes de seguir com a ideia de fazer um evento corporativo, busque a resposta para essas questões básicas, mas primordiais:

1)      Qual é o meu budget?

2)      Tenho mailing completo atualizado?

3)      Minha equipe de vendas está engajada no processo de RSVP?

4)      Tenho conteúdo relevante para apresentar?

             Cada resposta acima é determinante para encontrar o formato ideal para o seu evento.

             Budget: norteará todas as decisões, desde locação do espaço e cardápio, até brindes e profissionais envolvidos no dia (recepcionista, fotógrafo e tradutora, por exemplo). O ideal é que se tenha a ordem de grandeza final para que os custos possam ser flexibilizados de acordo com as demandas e necessidades.

             Mailing: sem mailing não há evento. Pode parecer óbvio, mas é fundamental que haja uma lista de convidados atualizada com nome, cargo, e-mail e telefone. O ideal é que ela tenha mais da metade da quantidade esperada. Ex: se você quer fazer um evento VIP para 25 pessoas, o mailing tem que ter, no mínimo, 100 nomes porque você não terá o retorno de todo mundo. Para 25 presentes, o número de confirmados teria que ser de aproximadamente 50 pessoas, considerando São Paulo, que tem uma quebra aproximada de 50% dos confirmados.

             Equipe de vendas: esse time é o principal contato com os clientes e prospects. São reconhecidos pelos clientes e têm peso durante o processo de RSVP junto ao mailing. É imprescindível que eles estejam engajados em convidar as pessoas que fazem sentido para o objetivo do evento e estejam inteirados sobre a dinâmica e informações básicas. A ajuda deles é um baita reforço durante as confirmações.

             Conteúdo: para o mercado B2B, por exemplo, falar sobre lançamento de produtos não é uma boa ideia. Esse tipo de abordagem, muitas vezes, soa como publicidade e não desperta o interesse dos convidados. Opte por assuntos mais abrangentes, como tendências de mercado, novas tecnologias, temas em alta. Se a proposta do evento for conteúdo, ele é o carro chefe, então em escolha um profissional renomado e que desperte curiosidade. Se for algum convidado, é melhor que seja cliente ou especialista de fora da empresa, pois traz neutralidade. Mas lembre-se, nem todo evento pede uma palestra, workshop ou mesa redonda.

Tendências: o que 2020 nos reserva?

             Como já falamos anteriormente, o mundo vive em constante movimento. Assim, com a chegada do novo, muitas tendências são conjecturadas nos mais diferentes assuntos e os eventos corporativos não ficariam de fora.

Vamos a algumas ideias e conceitos que ajudarão na organização e estratégia dos seus eventos:

1.       Sustentabilidade e meio ambiente: essa é uma temática que vai além do universo profissional, mas por que não trazer uma causa tão nobre para a realidade corporativa? E o evento não precisa ser sobre meio ambiente para que isso esteja presente. Invista em brindes biodegradáveis, luz natural ou de LED, decoração minimalista, evitar uso de plásticos e, na medida do possível, opte por convites e materiais online ao invés de impresso.

2.       Uso de tecnologias: interatividade e agilidade são palavras chaves que a tecnologia traz para seu evento. Você pode usufruí-la das mais variadas maneiras: desde um app com as informações do seu evento (agenda, endereço, mapa), até QR Code para identificar as informações de cada convidado, direcioná-los para seu website ou landing page específica do evento, dentre outras variantes, ou até como um totem ou espelho de fotos que garante a integração do público.

3.       Mídias sociais: elas já são uma realidade, então, nos alinhemos a elas. E o melhor, podemos usar várias redes sociais e das mais diferentes formas. Um primeiro passo pode ser a criação de de hashtags e/ou filtros no Instagram para incentivar o público a postar fotos e vídeos do seu evento e assim aumentar o engajamento e visibilidade do seu evento no mundo online. Porém, trabalhe com essa(s) hashtag(s) durante todo o pré-evento e processo de convite. Essa repetição ajudará no reforço da tag. Contar com a parceria de influenciadores que estejam alinhados com a mensagem e com a sua empresa é outra tendência forte. Eles ajudam a trazer relevância, reconhecimento e awareness. Ou então, invista em transmissões ao vivo. Isso ajudará a divulgar o conteúdo do seu evento e gerar expectativa para a próxima edição.

4.       Cardápio diferenciado: segundo pesquisa do IBOPE Inteligência feita em 2018 indicou que, naquela época, 14% da população se declarou vegetariana no Brasil. Com perspectivas de aumento, ter atenção nesse detalhe durante a definição do cardápio é importante. Além de ser uma forma educada de servir esse grupo, essa atitude reforça que a sua empresa está preocupada com o bem-estar de todos os convidados e traz uma experiência personalizada e positiva.

Em resumo, antes de mais nada, evento é relacionamento. E oferecer essa experiência com qualidade é o mais importante. Mesmo com muitos detalhes e correria, no fim, tudo dará certo e as pessoas sairão satisfeitas. E num mundo rodeado por tecnologias, as pessoas ainda importam.

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